Muitas empresas acabam falhando no básico. É comum ouvir que em casa de ferreiro, o espeto é de pau. Mas no nosso ecossistema, ouvimos muito (inclusive do time de parceiros da RD Station) que em casa de ferreiro, a espada ninja deve estar na vitrine! Por isso, vamos falar aqui de uma ação simples mas que pode ter um impacto muito positivo, que é um simples email de boas-vindas.
Claro, quando falamos “simples”, é simples para quem já adota isso na sua rotina. Mas para quem ainda não o faz, vai entender o motivo e as formas que esta ação pode ser desenvolvida, causando impacto na percepção do seu cliente, sem onerar a sua operação.
Email de boas-vindas: o primeiro contato
Uma frase muito conhecida é que “a primeira impressão é a que fica”. Em uma era data-driven, essa filosofia popular pode não ser levada a sério. Mas nesse caso, temos dados de que sim, a primeira impressão é realmente importante.
Dados da Winning by Design já comprovam que clientes satisfeitos nos três primeiros meses de contrato são mais propensos a renovar seus contratos ao final de um ano. Por isso, cada detalhe deste início, que geralmente fazem parte do processo de Onboarding dos clientes, pode fazer toda a diferença a curto ou até mesmo a longo prazo. Se você tem uma agência, confira o material que preparamos especialmente sobre isso:
👉 Kit de boas-vindas ao novo cliente da agência: Acesse 5 materiais que vão te ajudar a organizar os projetos de marketing do novo cliente e a garantir resultados de verdade já nos primeiros meses!
Se você desenhou um processo completo de onboarding para os seus clientes prevendo processos complexos, desenvolvimento de estratégia e apresentações cheias de recursos visuais, vale a pena conferir as dicas abaixo para não falhar em uma das coisas mais simples – e mais eficientes – para começar com um novo cliente com o pé direito.
Email de boas-vindas: Texto x Imagem
Antes de pensar no tipo de e-mail que pode ser enviado, vamos pensar no seu objetivo. O envio de um e-mail tem sempre um objetivo de levar o destinatário a alguma ação. Assim, mais do que pensar em um briefing, no texto ou no layout de um e-mail, deve se pensar no seu objetivo, e no conjunto de práticas que farão com que tenha maior visualização, taxas de abertura e clique, alcançando um melhor resultado.
Assim, quando vamos definir qual o melhor caminho para um e-mail de boas vindas e no impacto que ele terá, podemos decidir entre os dois modelos. No caso de um e-mail com imagens, vale dizer que o e-mail deve ser visualmente atrativo, mas também funcional. Portanto, deve preferencialmente ser desenvolvido dentro de uma
ferramenta de email marketing (no nosso caso, o RD Station), para que se possa diminuir uma etapa e garantir o desenvolvimento dele já dentro das melhores práticas para que tenha uma boa entrega.
Já para um e-mail de texto – que para esta ocasião é o que optamos aqui na Salsa – é importante que seja um conteúdo curto e impactante, e leve o visitante a conversão (abertura e clique no e-mail).
Cada modelo de e-mail tem sua característica específica, mas em linhas gerais, os títulos e textos devem ser chamativos e estarem diretamente ligados a oferta ou a solução, e o texto deve conter em média, entre 110 e 180 palavras e seguir as técnicas de copywriting.
Por fim, é importante ressaltar que aqui não existe certo ou errado. Vale avaliar qual o melhor caminho para dar as boas vindas para o seu cliente e, principalmente, não deixar isso de fora do seu onboarding ou da sua estratégia.
Tipos de email de boas-vindas
Um email de boas vindas pode ser um primeiro contato com o cliente após ele fechar um negócio e tornar-se um cliente. Mas há várias maneiras de dar estas boas vindas para ele, e vamos ver abaixo quais os tipos de e-mail de boas vindas que podemos utilizar:
- Email de agradecimento: é um email simples e que serve principalmente para agradecer o cliente pela sua decisão, literalmente dando apenas as boas vindas a ele como seu cliente. Ajuda a iniciar um relacionamento próximo, humano e empático, como você provavelmente vai querer que seja o restante da relação, por toda a duração do contrato;
● Email informativo: serve para no primeiro contato, situar o cliente de quem irá atende-lo, de como será este atendimento ou de quais serão os próximos passos agora que ele fez a contratação. Em alguns casos, se o cliente recorrer a diversos departamentos, vale informar também o e-mail ou telefone destes outros contatos (Ex: financeiro, suporte, atendimento, etc.);
● Email explicativo: em um processo de onboarding, podemos enviar um e-mail explicando todas as etapas do onboarding, situando o cliente sobre datas e prazos e alinhando expectativas. Pode-se até aproveitar este e-mail para colocar um CTA para que o cliente agende uma primeira reunião (através de ferramentas como Calendly ou
YouCanBook.me).
● Pesquisa: assim que o cliente fecha uma contratação é o momento onde ele está mais atento – ou mesmo mais vulnerável – a responder uma pesquisa. Para ele, pode mostrar que é parte de um processo ou interesse por parte da sua empresa em conhece-lo melhor.
Para você, pode ser a oportunidade perfeita de dar as boas vindas a ele e ao mesmo tempo enriquecer os dados da sua base, para conhecer melhor sua persona e segmentar melhor futuras ações.
Crie uma automação para o email de boas-vindas
Em todo o texto tratamos o e-mail de boas vindas como algo importante e ao mesmo tempo simples, porque não é (e não deve ser) uma tarefa que sempre vai demandar tempo e esforço por parte da sua equipe.
Pelo contrário, é algo para você pensar apenas uma vez, no seu procedimento diário, com sua equipe de vendas ou dentro do seu processo de onboarding de novos clientes, e implementar de uma vez, para que isso não se torne mais uma atividade recorrente, e você apenas colha os frutos desta boa prática.
Por isso, o ideal é que, após você decidir seu objetivo com o e-mail de boas vindas, o formato do e-mail, o conteúdo e a finalidade do e-mail que você vai enviar, você crie uma rotina ou uma automação que possibilite que isto seja feito de forma fácil e prática.
O envio manual de emails acaba criando uma tarefa recorrente para a sua equipe, então o ideal é que você tenha uma ferramenta de automação de marketing para fazer esta tarefa de forma prática e automatizada. Se você já utiliza um CRM e uma ferramenta de automação para o disparo de e-mails (como o RD Station), a tarefa é mais simples do que parece. Você pode criar diversos parâmetros para que este cliente entre em um fluxo de boas vindas, que pode ter apenas este e-mail, ou, por que não, ser melhor aproveitado e ter de fato toda uma
sequência automática para este novo cliente?
Para isso, você pode desenhar diversos caminhos, desde uma automação para que a oportunidade que se converta em venda entre neste fluxo e receba este e-mail, até uma Squeeze Page – uma landing page simples com um formulário – para preenchimento com os dados do novo cliente por parte do time que fará esta recepção.
Com este cliente na sua base e já tendo passado por este fluxo de boas vindas, você não só vai ter cumprido com uma boa prática, como também vai ter este cliente com um primeiro histórico de comunicação com você ou com a sua empresa, e a partir daí vai poder dar sequencia neste relacionamento com este cliente, aprimorando e aprofundando o bom relacionamento com ele cada vez mais.
Servindo bem para servir sempre
Para qualquer empresa que busque mais lucro, tão importante quanto conquistar um cliente novo é manter um cliente, e este trabalho começa a partir do primeiro contato do cliente com a sua empresa ou com a sua marca.
Por isso, citamos aqui diversos objetivos, formas ou meios de iniciar um bom relacionamento com um novo cliente através de um e-mail – ou por que não – de um fluxo de e-mails, dando boas vindas para este cliente.
Fazendo esta tarefa simples com um pouco de cuidado, você pode estar começando um relacionamento duradouro com o pé direito, e também, aproveitando para ser intencional e estratégico com este cliente, pensando desde o início em encantar e fidelizar o cliente.
Cada contato que ele terá com a sua marca é o que formará a impressão e a opinião que ele tem da sua marca. Com isso, você pode dar o primeiro passo para criar um promotor da sua marca, garantindo um relacionamento saudável com ele e com o mercado.