Principais relatórios do RD Station CRM e o que aprender com eles

Vender não é uma tarefa fácil: sabemos que na maioria dos casos uma primeira conversa não nos leva a um fechamento. Dessa forma, reuniões, apresentações e follow ups acabam tornando o processo de venda mais extenso.

O desafio de acompanhar todos os processos de venda em andamento se torna ainda maior na medida que sua empresa e seu time de vendas começam a crescer. As lideranças precisam saber com detalhes o que está acontecendo no seu negócio. Esse acompanhamento é fundamental para o sucesso e progresso da empresa.

O RD Station CRM coleta, organiza e analisa os dados do seu processo de vendas, e apresenta essas informações por meio dos relatórios. Neste post, vamos mostrar como os principais relatórios do RD Station CRM podem fornecer informações valiosas que podem melhorar seu processo e aumentar suas vendas. ????

???? Pontos importantes antes de começar

Antes de mais nada, é importante entender o funcionamento dos relatórios e os filtros que controlam a apresentação dos dados. Para a maioria dos relatórios que apresentaremos neste post, é sempre importante verificar os filtros personalizados – que podem ser acessados no campo superior direito da tela. As opções podem variar conforme o relatório, mas é importante conferir este filtro antes de iniciar suas análises!

Além disso, também é importante verificar na parte superior da tela o que está filtrado nos campos “Funil de vendas” e “Responsável”:

Relatório de Dashboard: uma visão geral das suas vendas

O relatório de dashboard é um relatório amplo, com diversas informações importantes sobre o seu processo de vendas. Um ponto importante, é que para todas as informações listadas neste relatório, é possível clicar nos campos para que mais detalhes sejam exibidos. Por exemplo, caso seja importante aprofundar nas oportunidades perdidas de um determinado vendedor, após ajustar os filtros, é possível clicar na opção “Oportunidades Perdidas” e a lista dessas oportunidades será exibida.

O Relatório de Dashboard é bastante amplo, e traz informações de vendas, valor total vendido, ticket médio, entre outros. Aqui vamos focar em algumas análises específicas que podem ser importantes no seu negócio.

Sem interações

Quando uma oportunidade de venda é criada no CRM, ela pode ter sido criada através da integração do RD Station Marketing, preenchimento manual, ou até mesmo por outro tipo de integração. Uma oportunidade de venda, representa um cliente com a intenção de comprar um produto vendido pela sua empresa.

Neste momento, é crucial que o time de vendas realize contato com este cliente o mais rápido possível, isso pode aumentar muito a chance da venda ser realizada. Se quiser saber mais sobre o primeiro contato, veja este post.

O número de oportunidades sem interação indica as oportunidades que não tiveram: a realização de uma tarefa (ligação, e-mail, whatsapp, visita, reunião, almoço), o envio de um e-mail pela oportunidade, a realização de uma ligação pelo Telefone Virtual ou a inclusão de uma anotação.

Neste sentido, o ideal é que seu time de vendas mantenha esse indicador no menor volume possível, inclusive o ideal é que esteja próximo de zero! Isso significa que todas as oportunidades no CRM já tiveram algum tipo de interação por parte dos vendedores, aumentando as chances de fechar essas vendas.

Sem próxima tarefa

Falamos recentemente neste post sobre a importância das tarefas dentro de um processo de vendas. A ideia é mantermos sempre pelo menos uma tarefa agendada nas oportunidades, dessa forma fica mais fácil de garantir o follow up e impedir que oportunidades em aberto fiquem muito tempo sem nenhum contato. 

Se você perceber que esse número está considerável, é o momento de dar um toque nos seus vendedores para que agendem tarefas e garantam que nenhuma oportunidade vai ficar sem follow up.

Motivos de perda

O vendedor infalível não existe! Em algum momento, todo muito vai receber  um não como resposta. O que diferencia um grande vendedor é o que ele faz após receber essa resposta negativa. Essa é uma ótima oportunidade de aprendizado.

Existem diversos motivos pelos quais uma oportunidade pode ser perdida, e é importante conduzir uma análise dos motivos dessas perdas. Existe algum motivo predominante? Algo que pode ser feito para evitar alguns dos motivos de perda mais recorrentes? Existe alguma diferença na quantidade de motivos de perda entre os vendedores ou entre as equipes da sua empresa?

Respondendo essas perguntas, você pode agir diretamente sobre o motivo de perda que mais está gerando gargalos no seu processo comercial. Lembrando que assim como os demais dados no Dashboard, é possível clicar nos motivos de perda para listar as oportunidades sinalizadas.

Relatório de Pipeline: o estado atual de seu funil de vendas

O relatório de Pipeline apresenta uma visão completa do seu funil de vendas, trazendo informações sobre cada um dos estágios. Esse relatório apresenta apenas as oportunidades em andamento e divide as informações individualizadas por vendedor.

A ideia é entender quantas oportunidades estão em andamento no funil de vendas e quanto de dinheiro está “na mesa”. Analisando esse relatório ao longo do tempo, você terá uma percepção da “saúde” do funil de vendas:

Por exemplo: Qual o valor que temos “em negociação” de oportunidades que estão próximas ao fechamento? O valor parece suficiente para atingir as metas? Como o pipeline de um vendedor está em comparação com os demais?

Análises como essa ajudam a aumentar a previsibilidade das vendas e permitem a realização de ações proativas junto a um vendedor ou a uma equipe. Dessa forma, espera-se que seja possível tomar as ações necessárias antes do final do mês e conseguir atingir suas metas.

Relatório de Conversões: o desempenho das suas vendas

Qual a porcentagem das oportunidades que entram no funil é convertida  em vendas? Quantos clientes são perdidos em média na fase de negociação? Quanto tempo demoramos para vender? Essas são algumas das perguntas que podem ser respondidas no relatório de conversões:

No item anterior, comentamos sobre como é importante aumentar a previsibilidade das vendas através das análises dos relatórios disponibilizados pelo RD Station CRM. O relatório de conversões é complementar ao relatório de pipeline, na medida que, enquanto o pipeline apresenta o estado atual de seu funil de vendas, este relatório apresenta o histórico de conversões em cada uma das etapas do seu funil de vendas.

Com isso, é possível realizar estimativas sobre o potencial de fechamento de um vendedor ou uma equipe. Por exemplo: um vendedor possui conversão histórica de 80% das oportunidades que estão na etapa de fechamento. Caso ele possua atualmente 10 oportunidades nessa etapa, é possível afirmar que a estimativa de fechamento para o período é de 8 vendas.

Além disso, no final do relatório de conversões, é possível verificar seu ciclo de vendas. Ele informa quanto tempo, em média, seu time leva para fechar uma oportunidade:

Essa análise pode levantar algumas oportunidades. Por exemplo: imagine que ao comparar o ciclo de vendas entre vendedores, percebe-se que um vendedor possui um ciclo 50% mais rápido que os demais. Você pode se aprofundar neste processo, descobrir qual o motivo responsável pela melhoria e implementar o aprendizado no restante da equipe.

Relatório de Metas: em busca do resultado

O RD Station CRM permite que você defina metas para acompanhar o desempenho de vendedores, equipes e da empresa como um todo. Essa é uma ótima maneira de acompanhar o desempenho de vendas dentro de um determinado período de tempo.

O relatório de metas permite a realização dessa análise individual, por equipe ou pela empresa. Este relatório é ajustado em tempo real de acordo com a data de visualização do relatório. Dessa forma também é exibida uma estimativa para o final do período, considerando o desempenho atual do vendedor.

Ao clicar na barra referente a cada vendedor, é exibido o gráfico (e o detalhamento em números) com o percentual de seu desempenho e a previsão de vendas no período estabelecido, com base no progresso obtido até o momento:

Por isso, é muito importante que você cadastre as metas comerciais da sua empresa no CRM e faça um acompanhamento regular de quanto já foi atingido, e do quanto já deveria ter sido atingido até o momento, para tomar providências antes do final do mês!

Relatório de Fontes/Campanhas: entendendo as origens de suas vendas

No relatório de fontes e campanhas, você conseguirá entender quais fontes e campanhas estão gerando mais oportunidades para o time comercial. Além disso,também é possível entender a efetividade de cada um desses canais na geração de vendas.

Dicas de insights importantes que podem ser gerados através deste relatório: Quais campanhas geraram mais vendas? Uma fonte possui um percentual de conversão maior em relação a outra?

Ao clicar na barra referente a cada fonte, são exibidos os gráficos que informam quais campanhas e responsáveis performaram melhor nessa fonte, e ainda, o status final das oportunidades geradas através dela:

Esse relatório é ainda mais importante para clientes que utilizam o RD Station Marketing em conjunto com o RD Station CRM, de forma que é possível analisar a efetividade em vendas das campanhas realizadas no marketing.

Com isso, é possível otimizar os esforços de marketing e vendas, aumentando o investimento em canais que estão gerando maior resultado!

Bônus: Relatórios exclusivos do Plano Pro

O Plano Pro do RD Station CRM possui todos os relatório disponíveis nos planos Free e Basic e ainda mais: dois relatório exclusivos com visões bem detalhadas para te ajudar a avaliar a performance do time comercial. Olha só como são completos:

Performance de Vendas

Esse relatório te mostra dados sobre o andamento do seu processo comercial, ajudando a identificar pontos de problema e melhoria. Nele, você acessa métricas de taxa de conversão e motivos de perda, por exemplo, e pode adicionar filtros de período, funil de vendas, equipe e até avaliar individualmente a performance de cada vendedor(a).

Você pode utilizar esse relatório para:

• Identificar motivos de perda recorrentes nas vendas, que podem indicar problemas de abordagem e discurso ou até mesmo questões sobre o seu produto/serviço;
• Acompanhar individualmente a evolução de cada pessoa do time, uma forma de mapear a necessidade de treinamentos, além de ajudar no reconhecimento da boa performance;
• Avaliar a taxa de conversão por etapa de funil, desde o primeiro contato até o fechamento, para ter clareza sobre o que você pode esperar de resultado e projetar metas que o time é capaz de bater.

Atividades de Vendas

O relatório de Atividades do RD Station CRM é o que vai te mostrar como está o desempenho da sua operação, olhando para os indicadores de rotina de vendedores. São métricas como:

• Número de interações com oportunidades;
• Quantidade de tarefas realizadas no período;
• Tempo de primeiro contato.

Com esses indicadores, você entende quanto tempo o seu time está levando para contatar uma nova oportunidade, o impacto desse tempo nos seus fechamentos e se cada um do time está executando as tarefas conforme previsto no seu playbook de vendas.

Além disso, você consegue mapear se o seu processo está realmente otimizado, acompanhando o que os(as) vendedores(as) com melhor performance estão fazendo para atingir seus resultados, e como replicar essas rotinas para todo o time.

Nesse relatório, assim como no relatório de Performance, você pode acessar a lista das oportunidades computadas no relatório, para acessar individualmente e entender caso a caso dos dados exibidos. É uma opção bacana para analisar grandes vendas ou negociações com problemas graves no processo comercial!

E se você ainda não utiliza o RD Station CRM, que tal descobrir tudo o que a ferramenta pode te oferecer? Fale com um dos consultores da nossa equipe deixando seus dados aqui →

Veja mais informações sobre relatórios em nossa Central de Ajuda!